Sử dụng ứng dụng Mail trên iOS một cách hiệu quả

Email là một thứ mà chúng ta rất thường hay sử dụng mỗi ngày. Có thể bạn dùng email để trao đổi công việc, giữ liên lạc với bạn bè, lên lịch đi chơi và làm rất nhiều thứ khác nữa. Trên iOS, Apple tích hợp sẵn ứng dụng Mail để chúng ta có thể quản lí email của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả và thuận tiện.

Sau đây mình xin chia sẻ với mọi người một số thủ thuật liên quan đến ứng dụng này để anh chị em tận dụng hết những công cụ hữu ích mà Apple đã trang bị cho chúng ta, từ đó đơn giản hóa các công việc thường ngày.

1. Sử dụng flag để đánh dấu email

Mình rất thường dùng email như một biện pháp để nhắc nhở những việc chưa làm, và việc đánh dấu các email đó sẽ giúp chúng ta theo dõi những công việc của mình một cách nhanh gọn. Flag (lá cờ) chính là công cụ được dùng trong trường hợp này. Bất kì thư nào đã được gắn flag sẽ nằm trong một mục riêng biệt, do đó bạn sẽ thấy chúng một cách rõ ràng và không sợ nhầm lẫn gì cả.

Để gắn flag cho một email, trước hết bạn chọn vào một bức thư nào đó. Trên iPad, ở cạnh trên, góc bên phải sẽ có biểu tượng hình lá cờ. Chạm vào biểu tượng này, chọn tiếp chữ "Flag" (hoặc "Gắn cờ" nếu bạn cài đặt tiếng Việt cho hệ thống. Nếu bạn sử dụng iPhone thì hình lá cờ nằm ở cạnh dưới máy). Ngay lập tức bạn sẽ thấy một lá cờ nhỏ màu cam xuất hiện ở tiêu đề của thư. Chỉ vậy là xong.

Bên cạnh đó, chúng ta còn có thể gắn cờ cho cùng lúc nhiều mail bằng cách nhấn nút "Edit" ("Sửa") trong giao diện duyệt qua tất cả email hiện có. Chọn hàng loạt thư mong muốn rồi nhấn nút "Mark" (hoặc "Đánh dấu", ở cạnh dưới màn hình). Tiếp tục chạm vào chữ "Flag" là xong. Bạn cũng sẽ thấy nhiều lá cờ màu cam được đính kèm trước tiêu đề của mỗi email vừa chọn.

Để xem những email đã được gắn flag, bạn có thể truy cập vào mục "Flagged" (hoặc "Đã gắn cờ") ở giao diện mà bạn thường dùng để xem tất cả hộp thư hiện có trong máy. Bất kì mail có gắn cờ sẽ được liệt kê ở đây, không quan trọng là nó nằm trong tài khoản nào. Như vậy, mỗi khi muốn xem việc chưa làm, bạn chỉ cần vào box "Flagged". Làm xong rồi thì xóa email đó đi hoặc gỡ bỏ flag theo cách làm y như lúc gắn flag, chỉ khác là bạn sẽ phải chọn nút "Remove Flag" ("Hủy gắn cờ").

Thật ra cũng còn một cách đánh dấu nữa được nhiều người dùng, đó là làm cho bức thư đó trở thành chưa đọc. Cách này cũng gần giống với flag, thế nhưng chúng ta không tận dụng được lợi thế tổng hợp tất cả email flag vào một danh sách riêng trên iOS. Nếu muốn đánh dấu chưa đọc, bạn cũng làm giống với hướng dẫn gắn cờ ở trên, nhưng lúc này thì bạn chọn "Mark as unread" ("Đánh dấu là Chưa đọc").

Tham khảo CultOfMac

2. Thiết lập nhiều chữ kí

iOS 6 cho phép người dùng tạo nhiều chữ ký cho mỗi hộp thư email khác nhau, chứ không bắt buộc dùng chung 1 cái như trước đây. Nếu bạn phải quản lý nhiều hộp mail cùng lúc và muốn mỗi cái có một chữ ký riêng thì có thể làm theo hướng dẫn sau đây:
Vào Settings > Mail > Contacts > Calendars.
Kéo xuống phía dưới, chọn Signature > chọn Per Account.
Sau đó gõ chữ ký mong muốn vào từng hộp mail bên dưới.

3. Chèn biểu tượng cảm xúc

Trong iOS có một thứ khá hay ho gọi là Emoji, hay biểu tượng cảm xúc. Nó giống với những emoticon mà chúng ta thường dùng khi chat Yahoo, Skype, Facebook vậy, tuy nhiên các biểu tượng này nhìn lạ mắt, đẹp và mang đậm phong cách của iOS. Thực ra emoji đã xuất hiện trên iOS đã khá lâu rồi và nó dùng được cho rất rất nhiều app khác, thế nhưng hôm nay mình xin hướng dẫn lại cho các bạn chưa biết, và cũng để bọn chúng giúp email của chúng ta trở nên đẹp hơn, vui hơn.

Trước hết chúng ta cần phải thêm bàn phím Emoji vào máy. Để làm việc này, bạn vào Settings > General > Keyboard > Keyboards > Add New Keyboard... (hoặc Cài đặt > Cài đặt chung > Bàn phím > Bàn phím > Thêm Bàn phím Mới). Tại đây các bạn chạm vào dòng Emoji (hoặc Biểu tượng). Vậy là đã thêm rồi đó.

Giờ tiếp theo các bạn quay lại email, nhấn vào khung gõ chữ để hiện bàn phím ảo lên như bình thường. Nhìn xuống cạnh dưới màn hình, chỗ nút hình quả địa cầu, nhấn vào cho đến khi bạn thấy bàn phím có nhiều biểu tượng vui vui xuất hiện, đó chính là Emoji. Thao tác này giống như việc chúng ta chuyển giữa bàn phím tiếng Việt với tiếng Anh vậy. Muốn chuyển ngược lại, các bạn cũng nhấn vào quả địa cầu thêm một lần nữa.

Đừng quên rằng chúng ta có rất nhiều emoji đấy nhé chứ không chỉ là những biểu tượng cảm xúc không đâu. Bạn có thể thêm nhiều icon xe cộ, máy bay, bánh trái, con người, nhà,... rất vui và đẹp. Bạn cũng có thể kéo ngón tay sang trái, phải để xem thêm các emoji khác của cùng một chủ đề. Cũng cần nói thêm là bạn cũng có thể nhúng emoji vào chữ kí nữa nhé.

Trên Gmail nền web vẫn nhận emoji bình thường, đẹp đẽ nhé các bạn

4. Định dạng văn bản trực tiếp trong lúc soạn thảo

Kể từ iOS 5 trở lên, Apple hỗ trợ chúng ta định dạng văn bản ngay trong email chứ không chỉ là văn bản thuần như trước nữa. Để làm việc này dễ lắm, đầu tiên mọi người chọn lấy một chữ hoặc cụm từ nào đó muốn định dạng, trên popup menu hiện ra sẽ có mục B/I/U, nhấn vào đó. Máy sẽ hỏi bạn muốn in đậm, in nghiêng hay gạch chân, chỉ cần chọn tiếp theo ý muốn là hoàn tất.

Một menu đặc biệt nữa xuất hiện trên iOS đó là "Mức trích dẫn". Bạn có thể giảm hoặc tăng mức độ chữ của phần trích dẫn lại email của người khác để dễ nhìn, dễ đọc hơn. Màu chữ cũng sẽ thay đổi theo mức độ giảm tăng, từ đen sang xanh lá cây rồi đến đỏ. Mức trích dẫn cũng sẽ được tìm thấy khi bạn mở popup menu, giống như khi chọn nút B/U/I vậy. Bạn cũng không nhất thiết phải chọn lấy một chữ nào đó đâu, chỉ cần chạm và giữ lâu tại một dòng nào đó trên màn hình là popup menu đã tự mở ra và có sẵn "Mức trích dẫn" rồi.

5. Cài đặt thông báo cho từng tài khoản email

Ví dụ, bạn có hai tài khoản email, một để dùng cho công việc, một dùng cho mục đích cá nhân. Bạn muốn rằng mail công việc vừa tới là hiện ra liền, ngay giữa màn hình luôn. Còn mail cá nhân thì thôi, không cần như vậy. Từ iOS 6 trở lên bạn đã có thể tinh chỉnh chuyện này một cách đơn giản cực kì. Trước hết các bạn vào Settings > Notification > tìm app Mail (hoặc Cài đặt > Thông báo > Mail). Tại đây máy sẽ liệt kê tất cả những tài khoản email hiện có trong thiết bị của chúng ta. Chạm vào một tài khoản mà bạn muốn thiết lập (trong trường hợp mình ví dụ thì sẽ lấy email công việc nhé).

Tại đây bạn sẽ có ba tùy chọn kiểu cảnh báo, đó là None (không thông báo gì hết khi có mail mới), Biểu ngữ (hiện một dòng nhỏ ở cạnh trên màn hình) và Cảnh báo (hiện ra chính giữa màn hình, như từ iOS 4 trở về trước). Ở đây mình sẽ chọn "Cảnh báo". Ngoài ra, nhìn xuống bên dưới thì bạn còn có thể chỉnh chế độ xem trước, chỉnh âm báo email cho hộp mail đó,... Như vậy bạn có thể tùy biến một cách tối đa cho từng tài khoản một.

6. Thêm hình ảnh, video vào thư ngay trong Mail

Một tính năng rất hay của Mail trên iOS 6 đó là khả năng chèn ảnh và video cực nhanh, ngay trong Mail chứ không phải thoát ra bên ngoài. Trước đây, muốn gửi ảnh hay video qua email thì ta phải vào phần mềm Photos, chọn ảnh, rồi nhấn chia sẻ. Phức tạp và dài dòng vô cùng. Còn bây giờ, chỉ việc nhấn giữ (giống như khi ta Copy, Paste), một tùy chọn mới mang tên "Chèn Ảnh/Video". Nhấn vào đó, chọn một ảnh bạn muốn gửi là xong. Đáng tiếc là Apple chỉ cho phép đính kèm ảnh và phim mà thôi, những thứ khác như tài liệu thì chúng ta vẫn phải thông qua một ứng dụng khác để làm.

7. Sử dụng VIP mail

VIP, cái tên nói lên tất cả, đây là những người quan trọng đối với bạn. Trên iOS 6, Apple bổ sung thêm tính năng VIP mail để bạn theo dõi email từ những VIP một cách dễ dàng, ví dụ như từ sếp, từ vợ hay bạn gái chẳng hạn. Để thêm một người vào danh sách VIP, trong ứng dụng Mail, bạn tìm đến email được gửi từ người đó, nhấn vào tên của người này. Ở đây bạn sẽ thấy nút "Add to VIP" (hoặc "Thêm vào VIP"), nhấn tiếp nút này là xong.

Trong danh sách thư, VIP sẽ phân biệt với người thường bởi một ngôi sao ở đầu tiêu đề mỗi email gửi từ người này. Nếu thư chưa đọc thì ngôi sao có màu xanh, còn đọc rồi thì nó chuyển lại màu trắng.

Ngoài ra, trên thanh thông báo, VIP mail cũng sẽ hiện ngôi sao màu xanh luôn, đảm bảo nổi bật để bạn có thể nhận ra ngay cả khi đang chạy một app khác.

Bên cạnh đó, tất cả email từ VIP sẽ nằm ở một box riêng biệt. Bạn có thể truy cập vào nó bằng cách chuyển sang giao diện liệt kê tất cả hộp thư. Ở đấy có mục "VIP" với ngôi sao xanh.

Chúc các bạn sử dụng email trên iOS một cách hiệu quả để phục vụ cho công việc và đời sống của mình. Đừng quên chia sẻ thêm bất kì thủ thuật nào liên quan đến Mail mà bạn biết ngay tại topic này nhé.

Theo: Tinhte